Huishoudelijk reglement

HUISHOUDELIJK REGLEMENT

Bestuur

Artikel 1

Het bestuur dat uit minimaal drie (3) leden bestaat, wordt door de algemene vergadering gekozen. De voorzitter, secretaris en penningmeester heten “dagelijks bestuur”, de overigen heten algemene bestuursleden.

Bestuursleden treden af aan het einde van het vierde jaar na hun benoeming en wel volgens een door het bestuur op te stellen rooster. Aftredende bestuursleden zijn meteen herkiesbaar. Het bestuur deelt op de algemene ledenvergadering mee welke leden aftredend zijn.

Kandidaat-bestuursleden kunnen worden voorgedragen door het bestuur op de algemene ledenvergadering, dit dient vermeld te zijn op de aankondiging hiervoor. Kandidaat-bestuursleden kunnen door de leden worden voorgedragen op de algemene ledenvergadering. Dit dient minstens veertien dagen voor de vergadering schriftelijk aan het bestuur te worden meegedeeld, vergezeld van een schriftelijke bereidverklaring van de voor te dragen kandidaat en mede ondertekend door vijf gewone leden. De aankondiging voor de algemene ledenvergadering wordt ten minste vier weken voor aanvang van de vergadering verzonden.

Indien op de algemene ledenvergadering blijkt dat er geen kandidaten zijn voor een vacante bestuursfunctie, kan er staande de vergadering een kandidaat worden gevraagd. Als één persoon zich dan bereid verklaart, wordt hij geacht te zijn gekozen. Bij meerdere personen dient gekozen te worden volgens de regels van de statuten. Indien een bestuurslid tussentijds aftreedt, kan zijn plaats tot aan de algemene ledenvergadering met voorrang ingenomen worden door een keurmeester. Het bestuur kan deze persoon hiervoor vragen.

Artikel 2

De bestuursleden wijzen uit hun midden een voorzitter aan.

De voorzitter leidt de vergaderingen van het bestuur en van de vereniging, de algemene ledenvergadering daaronder begrepen. Hij regelt de volgorde van behandeling van de zaken die op de vergadering afgedaan moeten worden en hij zorgt voor de handhaving van de bepalingen in de statuten en in het huishoudelijk reglement. De voorzitter verleent het woord aan de sprekers en hij heeft het recht elke spreker tot de orde te roepen danwel het woord te ontnemen.

Als op een bestuursvergadering bij een stemming de stemmen staken, is de stem van de voorzitter beslissend. De bestuursleden wijzen uit hun midden een vice-voorzitter aan die de taak van de voorzitter overneemt bij verhindering of tussentijds aftreden.

Artikel 3

De bestuursleden wijzen uit hun midden een secretaris aan.

De secretaris voert de correspondentie van de vereniging. Hij zorgt, samen met de voorzitter voor het voorbereiden van de algemene ledenvergaderingen. Hij zorgt voor de uitnodigingen voor de algemene ledenvergaderingen en de bestuursvergaderingen en notuleert deze. Het bestuur is ook bevoegd om een zogenoemd “ambtelijk notulist” te benoemen.

Voor de algemene ledenvergadering stelt hij jaarlijks een verslag samen omtrent de toestand van de vereniging. Dit verslag wordt na goedkeuring door het bestuur in de algemene vergadering aan de orde gesteld.

Hij zorgt voor het toezenden van aanmeldingsformulieren en algemene informatie naar de (aspirant) leden. Daarnaast is hij verantwoordelijk voor de informatieverstrekking aan de media. Aan de hand van de opgave van de penningmeester houdt hij de ledenadministratie bij, maakt hij startlijsten op, kent startnummers toe, verzorgt de tijdschema’s van de evenementen en de routebeschrijvingen naar de evenementen.

Artikel 4

De bestuursleden wijzen uit hun midden een penningmeester aan.

De penningmeester draagt de verantwoording voor de geldmiddelen van de vereniging die onder zijn berusting zijn. Hij int de contributies en de bijdragen van organiserende verenigingen. Daarnaast verzorgt hij de inschrijvingen tijdens de evenementen.

Hij is belast met het behoorlijk bijhouden van de boeken en hij legt op de algemene ledenvergadering rekening en verantwoording af onder overlegging van stukken van de ontvangsten en uitgaven in het afgelopen jaar. De rekening en verantwoording, vooraf aan het onderzoek onderworpen door een daartoe door de leden aan te wijzen kascommissie van twee niet-bestuursleden, wordt door goedkeuring van de algemene vergadering beschouwd als decharge van de penningmeester voor zijn beheer over de geldmiddelen over het afgelopen jaar. Of, indien nodig, wordt een accountantsverklaring door goedkeuring van de algemene vergadering beschouwd als decharge van de penningmeester voor zijn beheer over de geldmiddelen over het afgelopen jaar.

Artikel 5

De algemene bestuursleden dienen op de bestuursvergaderingen mee te beslissen over de besluiten van het bestuur. Ook dienen zij mee te controleren of de leden van de vereniging zich houden aan de reglementen en de statuten van de vereniging.

Artikel 6

Het bestuur kan zich laten bijstaan door en kan bepaalde taken delegeren aan daartoe door haar ingestelde commissies en specifieke functionarissen. Voor de handelingen van deze commissies en functionarissen draagt het bestuur de verantwoording. Genoemde commissies en functionarissen dienen zich bij de uitoefening van hun taken te houden aan de voor hen geldende taakomschrijvingen.

Artikel 7

Bestuursleden en andere functionarissen zijn verplicht onmiddellijk na het beëindigen van hun functie de onder hun berusting zijnde stukken, activa en passiva van de vereniging aan het bestuur af te dragen.

LIDMAATSCHAP

Artikel 8

Personen die lid van de vereniging willen worden, dienen zich aan te melden bij de secretaris op een daartoe bestemd aanmeldingsformulier.

Artikel 9 

De leden betalen jaarlijks een contributie. De contributie moet voor 1 april van ieder verenigingsjaar voldaan zijn. Zij die in de loop van het verenigingsjaar lid worden van de vereniging, zijn de gehele contributie verschuldigd. Opzegging lidmaatschap HMV kan alleen schriftelijk of per e-mail plaatsvinden en moet voor 1 december van het lopende contributiejaar bij de secretaris zijn ontvangen. Deze is verplicht de ontvangst binnen acht dagen schriftelijk te bevestigen.

Bij onjuiste en/of niet tijdige opzegging blijft de contributie voor het gehele nieuwe jaar verschuldigd, tenzij het bestuur anders besluit of van het lid redelijkerwijs niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren.” Bij een schriftelijke opzegging een aan uzelf geadresseerde en voldoende gefrankeerde retourenvelop bijvoegen.

Artikel 10

Het bestuur is bevoegd leden die niet tijdig aan hun betalingsverplichtingen voldoen, uit te sluiten van deelname aan activiteiten van de vereniging.

FUNCTIONARISSEN

Artikel 11

De door het bestuur benoemde functionarissen (niet rijdend) ontvangen een vastgestelde vergoeding voor hun reiskosten en werkzaamheden tijdens de evenementen.

SLOTBEPALING

Artikel 12

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij verschil omtrent de toepassing daarvan beslist in spoedeisende gevallen het bestuur. In de eerstvolgende ledenvergadering dient de beslissing door de ledenvergadering te worden bekrachtigd.

 

Vastgesteld in de algemene ledenvergadering op 19 september 2021

 

Voorzitter-secretaris                                        Penningmeester

Koen Muijlwijk                                                 Henk van Boxmeer